Kdaj je e-račun obvezen v Sloveniji?
V Sloveniji je treba razlikovati med sedanjimi obveznostmi in spremembami, ki prihajajo leta 2028.Pri poslovanju s proračunskimi uporabniki veljajo posebna pravila za izmenjavo e-računov že danes. Za poslovanje med poslovnimi subjekti v Sloveniji pa bo od 1. januarja 2028 obvezna izmenjava e-računov za poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register Slovenije, ter za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.To pomeni pomembno spremembo za podjetja in podjetnike, ki danes račune med seboj še izmenjujejo v papirni obliki ali kot običajne PDF datoteke.
Kaj se bo spremenilo 1. januarja 2028?
Od 1. januarja 2028 bo pri domačem poslovanju med poslovnimi subjekti obvezna izmenjava e-računov. Podjetja bodo morala zagotoviti ustrezen način za izdajo in prejem strukturiranih elektronskih računov.
Za podjetnike bo zato pomembno, da pravočasno preverijo, ali njihov računovodski oziroma poslovni program podpira e-račune ter kako bo potekala elektronska izmenjava dokumentov.Pri poslovanju s potrošniki in tujino veljajo drugačna pravila, zato obveznosti ni priporočljivo posploševati na vse račune brez razlikovanja vrste poslovnega razmerja.
Kako se lahko podjetje pripravi na obvezne e-račune?
- preverite, ali vaš program podpira strukturirane e-račune,
- uredite način prejemanja e-računov,
- uskladite proces z računovodskim servisom,
- preverite elektronsko hrambo dokumentov,
- določite odgovorne osebe za prejem in obdelavo računov,
- pravočasno prilagodite notranje poslovne procese.
Katere so glavne prednosti e-računov?
E-računi lahko podjetjem poenostavijo izdajanje, prejemanje in obdelavo računov. Največ koristi prinašajo takrat, ko so povezani z računovodskim ali poslovnim programom ter vključeni v urejen digitalni proces.
- manj ročnega prepisovanja podatkov,
- hitrejša obdelava računov,
- manj možnosti za napake pri vnosu,
- boljši pregled nad dokumentacijo,
- lažje sodelovanje z računovodskim servisom,
- enostavnejša avtomatizacija poslovnih procesov,
- hitrejše iskanje in obdelava dokumentov.
Kako e-račun deluje v praksi?
Pri strukturiranem e-računu se podatki o izdajatelju, prejemniku, zneskih, davkih in drugih elementih računa izmenjajo v elektronski obliki, ki omogoča računalniško obdelavo.
Namesto ročnega prepisovanja podatkov iz dokumenta lahko ustrezen informacijski sistem podatke prevzame in jih posreduje v nadaljnjo obdelavo. Način izmenjave je odvisen od uporabljene rešitve, informacijskih sistemov in pravil, ki veljajo za konkretno poslovno razmerje.
Primer: Prejem e-računa od dobavitelja
Podjetje prejme strukturiran e-račun od dobavitelja. Ustrezen poslovni ali računovodski sistem lahko podatke iz računa elektronsko prevzame, zato zaposlenemu ni treba vseh podatkov ročno prepisovati.Račun se nato pregleda, potrdi in ustrezno obdela v skladu z notranjimi postopki podjetja.
Takšen proces lahko zmanjša administrativno delo ter izboljša pregled nad prejetimi dokumenti.
Najpogostejše napake pri e-računih
- vsak PDF račun se avtomatično obravnava kot strukturiran e-račun,
- podjetje ne preveri, ali njegov program podpira ustrezne oblike e-računov,
- proces prejemanja računov ni usklajen z računovodstvom,
- elektronska dokumentacija ni ustrezno organizirana,
- podjetje se na prihodnje spremembe začne pripravljati prepozno.
Pogosta vprašanja o e-računih
Ali je vsak PDF račun tudi e-račun?
Ne. PDF račun je račun v elektronski obliki, vendar sam po sebi praviloma ni strukturiran e-račun. Strukturiran e-račun vsebuje podatke v obliki, ki omogoča avtomatizirano elektronsko obdelavo in izmenjavo med informacijskimi sistemi.
Ali so e-računi obvezni za vsa podjetja?
Ne še za vse poslovne odnose. Pri poslovanju s proračunskimi uporabniki veljajo posebna pravila že danes. Za domačo izmenjavo med poslovnimi subjekti pa je pomembna sprememba predvidena od 1. januarja 2028. Obveznosti je treba presojati glede na vrsto poslovnega razmerja.
Kdaj bo obvezna izmenjava e-računov med podjetji?
Od 1. januarja 2028 bo za domače transakcije med poslovnimi subjekti, ki jih zajema nova ureditev, obvezna izmenjava e-računov. Podjetja naj zato pravočasno preverijo svoje programe, način izmenjave dokumentov in sodelovanje z računovodstvom.
Ali potrebujem poseben program za e-račune?
Podjetje potrebuje ustrezno rešitev oziroma način izmenjave, ki podpira zahtevano elektronsko obliko in proces izdaje ali prejema e-računov. Konkretna rešitev je odvisna od načina poslovanja, uporabljene programske opreme in zahtev poslovnih partnerjev.
Kako naj se malo podjetje pripravi na e-račune?
Najprej naj preveri, kako danes izdaja in prejema račune, ali njegov poslovni program podpira strukturirane e-račune ter kako dokumentacijo izmenjuje z računovodskim servisom.
Nato lahko postopoma uredi digitalni proces, elektronsko hrambo in odgovornosti za obdelavo računov.
Kako vam lahko pomaga ATRIKS?
Prehod na e-račune ni le tehnična sprememba, temveč tudi priložnost za bolj urejeno in učinkovito poslovanje. Pri ATRIKS-u podjetnikom pomagamo povezati poslovno dokumentacijo, računovodstvo in digitalne procese ter se pravočasno pripraviti na spremembe pri elektronski izmenjavi računov.
Cilj je zmanjšati ročno administracijo, izboljšati pregled nad dokumentacijo in poenostaviti sodelovanje med podjetjem in računovodskim servisom.
Potrebujete pomoč pri e-računih in digitalizaciji?
Če niste prepričani, kako urediti izdajo in prejem e-računov ali kako svoje poslovne procese pripraviti na prihodnje spremembe, nam pošljite povpraševanje. Skupaj bomo preverili vaš način poslovanja in poiskali ustrezno rešitev za vaše podjetje.
Preberite tudi
Zaključek
E-računi postajajo pomemben del sodobnega poslovanja, saj omogočajo hitrejšo izmenjavo podatkov, manj ročnega dela in boljšo povezavo med poslovnimi ter računovodskimi sistemi.
Za podjetnike je pomembno razlikovati med običajnim PDF računom in strukturiranim e-računom ter pravočasno spremljati spremembe zakonodaje. Priprava na elektronsko izmenjavo računov je hkrati priložnost za ureditev dokumentacije, avtomatizacijo procesov in učinkovitejše sodelovanje z računovodstvom.