Uvod
Potni nalog je pomemben dokument za dokazovanje službenih poti zaposlenih in podjetnikov. Pravilno izpolnjen potni nalog omogoča povračilo stroškov službene poti ter predstavlja pomembno dokazilo v primeru davčnega nadzora. V tem vodniku predstavljamo osnovna pravila za potne naloge in obračun kilometrine v letu 2026.
Kaj je potni nalog?
Potni nalog je dokument, s katerim delodajalec ali podjetnik evidentira službeno pot. V njem so navedeni namen poti, kraj odhoda in prihoda, datum poti ter stroški, ki so nastali med službeno potjo.
Potni nalog služi kot podlaga za obračun stroškov in njihovo povračilo.
Kdaj je potni nalog obvezen?
Potni nalog je priporočljiv za vse službene poti, pri katerih nastanejo stroški, ki jih želi podjetje ali podjetnik uveljavljati kot davčno priznane odhodke.
Posebej pomemben je pri:
- uporabi lastnega vozila za službene namene,
- službenih obiskih strank,
- službenih sestankih zunaj sedeža podjetja,
- udeležbi na seminarjih in izobraževanjih.
Kako obračunati kilometrino?
Kilometrina predstavlja povračilo stroškov uporabe zasebnega vozila za službene namene.
Primer obračuna
Kilometrina predstavlja povračilo stroškov uporabe zasebnega vozila za službene namene.
Primer obračuna
- Razdalja v eno smer: 20 km
- Število dni: 15
- Skupna razdalja: 600 km
- Kilometrina: 0,43 €/km
- Povračilo: 258 €
Formula:
(km v eno smer × 2 × število dni) × 0,43 €Za hitrejši izračun lahko uporabite tudi kalkulator kilometrine na strani ATRIKS
Katere stroške lahko vključimo v potni nalog?
V potni nalog se lahko vključijo različni stroški, povezani s službeno potjo:
- kilometrina,
- parkirnina,
- cestnina,
- stroški javnega prevoza,
- prenočišče,
- dnevnice,
- drugi dokazljivi stroški službene poti.
Za vse stroške je priporočljivo hraniti račune in dokazila.
Kilometrina za službene poti
Kilometrina se praviloma izplačuje za uporabo zasebnega vozila v službene namene. Povračilo mora biti ustrezno dokumentirano in povezano z opravljanjem dejavnosti oziroma delovnih nalog.
Pravilna evidenca službenih poti zmanjšuje tveganje za davčne nepravilnosti in omogoča lažje dokazovanje stroškov.
Pogoste napake pri obračunu
Najpogostejše napake so:
- manjkajoči potni nalogi,
- nepravilno navedena relacija poti,
- pomanjkanje dokazil o stroških,
- napačen izračun kilometrine,
- vključevanje zasebnih poti med službene stroške.
Priporočljivo je, da se dokumentacija pripravi sproti in ne šele ob koncu leta.
Pogosta vprašanja
Ali potrebujem potni nalog za vsako službeno pot?
Priporočljivo je, da se za vsako službeno pot vodi ustrezna evidenca oziroma potni nalog.
Kako dolgo moram hraniti dokumentacijo?
Dokumentacijo je treba hraniti v skladu z veljavno zakonodajo in računovodskimi predpisi.
Ali lahko uveljavljam parkirnino?
Da, če je parkirnina neposredno povezana s službeno potjo in zanjo obstaja ustrezno dokazilo.
Zaključek
Pravilno izpolnjeni potni nalogi in natančen obračun kilometrine omogočajo zakonito povračilo stroškov ter zmanjšujejo tveganje pri davčnih pregledih. Podjetnikom in zaposlenim priporočamo dosledno vodenje evidenc ter hranjenje vseh dokazil o stroških službenih poti.